یکی از موارد مهم در فرایند پذیرش تحصیلی موسسات آموزش عالی، ارائه ریزنمرات تحصیلی(Transcript) است. دانشگاه‌ها دو نوع ریزنمره را در زمان تکمیل اپلکیشن (Application) درخواست می‌کنند:
- ریزنمرات رسمی
- ریزنمرات غیررسمی
در ارتباط با ریزنمرات رسمی و غیررسمی موارد زیر از اهمیت برخوردار هستند:
- اگر دانشگاهی ریزنمرات غیررسمی را درخواست کند، متقاضی تحصیل باید از دانشگاه مبدا ریزنمرات غیررسمی را دریافت کند و آنها هم موظف به تحویل ریزنمرات به متقاضی هستند. دانشگاه‌ها در صورتی از ارائه ریزنمرات خودداری می‌کنند که متقاضی درخواست ریزنمرات رسمی بکند و دلیل این مقاومت تعهد متقاضی برای تحصیل در کشور مبدا است. پس از تحویل ریزنمرات، در صورتی که به صورت انگلیسی بود، متقاضی آن را اسکن و در پورتال دانشگاه آپلود می‌کند و در صورتی که فارسی بود به دارالترجمه داده (که مهر مترجم برای ترجمه کافی است) و پس از ترجمه، ان اسکن و در پورتال دانشگاه آپلود می‌کند.
- اگر دانشگاهی ریزنمرات رسمی را از متقاضی تحصیل درخواست نماید، راحت‌ترین کاری که متقاضی میتواند انجام دهد، این است که هزینه مدرک را به دانشگاه پرداخت کرده و مدرک را آزاد کند. بعد از آزاد شدن مدرک، دانشگاه به متقاضی ریزنمرات رسمی را تحویل می‌دهد که بعد از تایید وزارت علوم و مهر شدن ریزنمرات توسط وزارت علوم و دانشگاه، می تواند آن را ترجمه و از آن استفاده نماید. مسلماً این راه پر هزینه ترین راه است و خیلی از افراد توانایی پرداخت هزینه هنگفت آزاد کردن مدرک را ندارند و مدرک موقت خود را به مدت 6 ماه، در اداره کار شهر محل زندگی خود قرار می دهند و در صورتی که بعد از مدت مقرر کار یافت نشد، نامه‌ای از اداره کار دریافت کرده و با ارائه آن به دانشگاه، مدرک خود را آزاد می‌کنند.
- برخی از دانشگاه‌ها ریزنمرات رسمی را در اختیار متقاضی قرار می‌دهند ولی دانشنامه را به آنها تحویل نمی‌دهند که در این صورت متقاضی میتواند ریزنمرات را تحویل گرفته و آن را ترجمه کرده و برای دانشگاه مورد نظر آپلود کنند.
- برخی دانشگاه‌ها ریزنمرات رسمی را در اختیار متقاضی قرار نمی‌دهند اما ریزنمرات غیررسمی را مهر کرده و در اختیار آنها قرار می‌دهند و یا خود دانشگاه آن را با پست ارسال می‌کند. متقاضیان می‌توانند ریزنمرات غیررسمی مهر شده را در پورتال دانشگاه آپلود کنند که در بیشتر مواقع پذیرفته می‌شود. زیرا مساله مهم، داشتن مهر است. ولی برای اطمینان از اینکه مشکلی وجود نداشته باشد، پیشنهاد می‌شود ریز نمرات به مسئول ادمیشن دانشکده ایمیل شود تا او آن را تایید کند.
- اگر دانشگاه ریزنمرات را به متقاضی تحویل ندهد، متقاضی میتواند از دانشگاه درخواست کند که آن را به به دانشگاه مقصد پست کند و متقاضی در مرحله پذیرش، ریزنمرات غیررسمی را در پورتال آپلود کند و سپس با مسئول مربوطه در دانشگاه مقصد مکاتبه کند. در اکثر مواقع این روش قابل قبول بوده و زمانیکه ریزنمره ارسالی دانشگاه را دریافت کنند آن را با ریزنمره غیررسمی که متقاضی آپلود کرده، جایگزین می‌کنند.
- برخی دانشگاه‌ها ریزنمرات غیررسمی را مهر کرده و به متقاضی تحویل می‌دهند و خودشان آن را با پست ارسال نمی‌کنند که در این صورت متقاضی می تواند ریزنمره رو تحویل گرفته و با استفاده از پست‌های DHL و یا Karapost آن را برای دانشگاه مقصد پست کنند.
