نکات ایمیل زدن به استاد

اگر علاقه مند به تحصیلات تکمیلی هستید، در این مقطع تحصیلی میتوانید با استادی که دوست دارید با او همکاری کنید، ارتباط برقرار کنید. این نوع ایمیل مقدماتی، ” بدون آمادگی قبلی” ، بخش مهمی از فرآیند ارسال درخواست به دانشگاه های تحصیلات تکمیلی می باشد، اما ایمیل زدن راه و چاه مخصوص خود را دارد. اگر می خواهید خود را به عنوان یک متقاضی جدی و متمایز از دیگر متقاضیان نشان دهید باید تاثیر خوبی بر استاد بگذارید. در این مقاله به چند نکته کلیدی می پردازیم که حتما باید هنگام ایمیل زدن به استاد مورد نظر به خاطر داشته باشید تا شانس دریافت پاسخ افزایش یابد.

ارتباط ایجاد کنید

اگر نسبتی (از نظر شغلی) با استاد دارید حتما آن را ذکر کنید. آیا توسط یکی از دانشجویان قبلی یا کنونی با او آشنا شده اید؟ آیا سخنرانی استاد را در کنفرانس یا یک سخنرانی خصوصی شنیده اید؟

درخواستتان را واضح بیان کنید (CTA: Call To Action)

آیا تا به حال برایتان پیش آمده که تا آخر یک ایمیل را بخوانید و اصلا متوجه نشوید که فرستنده چه می خواهد؟ هرگز چنین ایمیلی به یک استاد ارسال نکنید. درخواست خود را کاملا روشن بیان کنید. سوالات خود را مستقیم بیان کنید، ” آیا برای ترم پاییز دانشجوی جدید پی اچ دی (PhD)، می خواهید؟” “ ? Will you be taking on new PhD students in the fall” پاسخ به سوالاتی از این قبیل بسیار آسان تر است و در نتیجه امکان دریافت پاسخ از طرف استاد نیز افزایش می یابد.

خود را معرفی کنید

هنگامی که درخواست همکاری کردید، در یک یا دو جمله به طور مختصر خود را معرفی کنید. علاوه بر معرفی محل قبلی تحصیل، علایق پژوهشی، علت علاقه به همکاری با این استاد و اینکه چگونه می توانید برای او مفید باشید را نیز ذکر کنید. همچنین باید سی وی (CV) خود را ضمیمه ایمیل کنید.

موضوع ایمیل را واضح بنویسید

هدف موضوع  (Subject) ایمیل این است که محتوای ایمیل خود را به گیرنده بگویید. به منظور هر چه بهتر نشان دادن درخواست می توان در بخش موضوع ایمیل چیزی مثل “ Inquiry from a prospective grad student ” یا  “Potential applicant interested in your lab ” نوشت.

از اساتید برای اختصاص دادن زمانشان به شما تشکر کنید

به پایان رساندن ایمیل با تشکر از استاد به خاطر اختصاص زمان به شما، راهی مودبانه برای نشان دادن احترام به او می باشد. در ادامه این بخش یک قسمت پایانی حرفه ای بیاورید.

پیگیری کنید  (Follow up Email)

اگر تا یک هفته ایمیلی از استاد دریافت نکردید، اشکالی ندارد که یک ایمیل follow up محترمانه بزنید و درخواست پاسخ کنید. اگر همچنان پاسخی نگرفتید، بهتر است بیخیال شوید و به دنبال استاد دیگری بگردید.

موفق باشید!