توصیهنامه : یکی از عمده‌ترین سؤالاتی که در فرآیند مهاجرت تحصیلی برای دانشجویان و متقاضیان پیش می‌آید در زمینه توصیهنامه یا همان (Recommendation letter orReference Letter) است. به طور کلی “توصیهنامه“، یک نامه اداری است با ظاهر رسمی که توسط یک مقام بالا رتبه (در پذیرش تحصیلی عموماً استاد) برای دانشجو یا متقاضی تحصیل در دانشگاه‌های خارجی صادر میشود و در چند پاراگراف ضمن بیان نقاط ضعف و قوت دانشجو، همکاری با او توصیه میشود.
برخی دانشگاهها جهت پذیرش دانشجو از یک یا چند نفر که شناخت مناسبی از او دارند درخواست توصیهنامه می‌کنند. گرفتن توصیهنامه قوی از اساتید نقش مهمی در پروسه اخذ پذیرش تحصیلی ایفا میکند. توصیهنامه به خودی خود تضمینی جهت گرفتن پذیرش نیست و توصیه‌نامه‌ای که فاقد صداقت لازم باشد شانس متقاضی را برای ورود به دانشگاه کاهش می‌دهد.
روند گرفتن توصیهنامه برای اپلای:
ابتدا باید سایت دانشگاه موردنظرتان را بررسی کنید تا از تعداد توصیهنامه درخواستی مطلع شوید؛ تعداد توصیهنامهها به‌طورمعمول ۲ یا ۳ عدد است. بسیاری از دانشگاهها فرمهای خاصی دارند که باید به همراه توصیهنامه ارسال شود. فرم توصیهنامه معمولاً به‌صورتفایل PDF یا Word موجود است و لازم است که آن را پرینت کرده و در اختیار استادی قرار دهید که قصد نوشتن توصیهنامه برای شما را دارد. توجه داشته باشید توصیهنامههایی که به صورت کاغذی ارائه میشوند باید روی سربرگ دانشگاه یا موسسهای که استاد در آن کار میکند نوشته شوند و در پاکت موسسه قرار گیرند. توجه کنید که توصیهنامهها را بهتر است از اساتیدی بگیرید که شناخته کافی نسبت به شما دارند و یا اساتیدی که با آن‌ها واحد درسی (دروسی) را گذرانده و نمرات بالایی از درس آن‌ها کسب کرده‌اید. دانشجویانی که برای مقطع دکترا اقدام به پذیرش می‌کنند باید توجه داشته باشند یکی از اساتیدی که توصیهنامه برای شما می‌نویسد باید استاد راهنمای مقطع کارشناسی ارشد باشد. برخی دانشگاهها به شما اجازه میدهند که بتوانید یکی از توصیهنامهها را به جز آکادمیک از محل کار (در صورت داشتن سابقه کار) ارائه دهید، سعی کنید در این موارد از ایمیل شرکتی استفاده نمایید و اسم شخص مدیر ارشد را هم در فرم پر نمایید اما اولویت با اساتید تحصیلی در ارائه توصیهنامه است.
در سال‌های اخیر، برخی از دانشگاهها سیستم جدیدی برای دریافت توصیهنامه ایجاد کرده‌اند، در این سیستم دیگر نیازی به پرینت فرم‌ها و ارائه آن به استاد مربوطه نیست، بلکه در حین انجام پروسه‌ی پذیرش، امکان ایجاد فایل الکترونیکی در دانشگاه مربوط به شما داده خواهد شد. این سیستم الکترونیکی این امکان را به شما داده می‌دهد که پست الکترونیک افرادی که قرار است برای شما توصیهنامه بنویسند را در سیستم ثبت کنید و بدین ترتیب سیستم یک پست الکترونیکی به اساتید مربوط فرستاده و از آن‌ها درخواست پر کردن فرم توصیهنامه را به‌صورت الکترونیکی میکند، گرچه این روش روند کلی کار را تسهیل میکند و لیکن این روند نیازمند پیگیری شما جهت اطمینان از پاسخ به پست الکترونیکی دانشگاه مربوط توسط استادی است که قرار است برای شما توصیه نامه بنویسد. به‌کرات اتفاق افتاده است اساتید مربوطه پاسخ به پست الکترونیکی را فراموش کرده و کل پرونده پذیرش شما به‌صورت معلق باقی مانده است. سیستم آنلاین دانشگاهها جهت امر پذیرش این امکان را برای شما فراهم می‌سازد که بررسی کنید کدام یک از اساتیدی که جهت نوشتن توصیهنامه در سیستم ثبت شده بودند به پست الکترونیکی مربوطه پاسخ داده‌اند و بنابراین می‌توانید مطمئن شوید که چه کسی هنوز به پست الکترونیکی پاسخ نداده است و از این طریق با استاد مربوطه تماس بگیرید.
متقاضیان باید توجه داشته باشند که دانشگاه‌های معتبر ضرب‌الاجلی (Deadline) را برای دریافت کلیه مدارک شما تعیین می‌کنند، حتی اگر یکی از مدارک شما دیرتر از این ضرب‌الاجل به دست دانشگاه برسد ممکن است پرونده شما بررسی نشود؛ این مورد حتی شامل توصیهنامهها نیز میشود.
موضوع مهمی که باید مدنظر داشته باشید این است که در برخی از دانشگاهها به خاطر حجم زیاد درخواست‌ها برای نوشتن توصیهنامه، اساتید وقت کافی برای نوشتن آن‌ها را نخواهند داشت و بنابراین شما باید از قبل فرصت مناسب را برای استاد مربوط برای نوشتن توصیهنامه فراهم کنید؛ یکی از اشتباهاتی که دانشجویان در امر پذیرش انجام میدهند این است که گرفتن توصیهنامه را به مرحله آخر منتقل می‌کنند؛ این امر باعث میشود که استاد مربوط وقت کافی برای توصیه نامه شما نداشته و کل پروسه‌ی پذیرش شما را به مخاطره بیندازد پس حتماً برای توصیهنامه از اساتید خوش قول و متعهد استفاده نمایید و برای اساتید توصیهنامه دهنده حداقل با بیش از سه استاد توافق نمایید که در لحظات پایانی مشکلساز نشود.
اکثر دانشگاهها برای پذیرش تحصیلی، سیستم آنلاین دارند، بدین‌صورت که شما مانند تمام سرویس‌های آنلاین دیگر با کد کاربری و کلمه عبور مشخص در سیستم عضو می‌شوید، سپس با استفاده از این کد کاربری می‌توانید به سیستم واردشده و اطلاعات خود را که شامل اطلاعات شخصی و تحصیلی است، وارد کنید؛ باید توجه داشت که واردکردن اطلاعات شما به‌صورت آنلاین به معنی این نیست که دیگر نیاز نیست مدارک خود را به دانشگاه مربوط پست کنید، اکثر دانشگاهها از شما می‌خواهند که پس از واردکردن کلیه اطلاعات شخصی و تحصیلی، برخی یا کلیه مدارک مربوطه را نیز به دانشگاه مربوط پست کنید.
نکات مهم در نگارش توصیهنامه:
- بهتر است از اساتیدی که شناخت بهتری از شما دارند درخواست توصیهنامه کنید.
- در توصیهنامه بهتر است توانایی و قابلیت‌های شما با جزییات بیشتری توضیح داده شوند. نگارنده توصیهنامه می‌تواند به مهارت‌های تخصصی، شخصیت، علم و پژوهش، کار تیمی، نظم، خلاقیت، تعامل با بقیه اعضای گروه و بسیاری از موارد دیگر در این نامه اشاره کند.
- به طور خلاصه و مختصر مطالب مورد نیاز درج شود. به طور کلی مطالب مندرج در یک توصیهنامه شرح وضعیت کلی از یک دانشجو توسط یک استاد می‌باشد.
- بعضی از دانشگاهها و اساتید نسبت به صدور توصیهنامه شناخت و تسلط بیشتری دارند و یک توصیهنامه حرفه‌ای باید در سربرگ رسمی دانشگاه و با مهر و امضای استاد و دانشگاه ارائه شود و بهتر است در پاکت‌های مخصوص توصیهنامه و به صورت مهر و موم شده در اختیار دانشجویان قرار بگیرد. همچنین در نگارش توصیهنامه حتماً بایستی از یک بیان رسمی و مناسب برای مکاتبات اداری استفاده شده و در انتها نیز نام و آدرس ایمیل استاد و ترجیحاً دانشگاه ذکر شود.
- دانشجویانی که قصد تحصیل در مقطع کارشناسی ارشد و یا دکتری در یک دانشگاه معتبر بین‌المللی را دارند در روال پذیرش خود حتماً باید توصیهنامه داشته باشند و به طور کلی هدف از ارائه توصیهنامه نشان دادن لیاقت و توانایی یک دانشجو برای ورود به مقطع موردنظر است و نقش مهمی در اخذ پذیرش و بالاتر بردن شانس بورسیه تحصیلی (فاند) برای دانشجو دارد.
- نکته مهم در نگارش متن توصیهنامه اساتید این است که باید سعی شود حتی‌المقدور از متن‌های تمپلیت و کلیشه‌ای موجود در اینترنت استفاده نشود و خود استاد به صورت شخصی در مورد هر دانشجو توصیهنامه بنویسد.
- اگر استاد (نگارنده توصیهنامه) فرصت نوشتن نامه را نداشته باشد ممکن است از شما درخواست کند که یک نامه از طرف وی بنویسید که پس از مرور و اصلاح نامه، آن را ضمیمه کنند. در صورتیکه متن توصیهنامه را خودتان مینویسید سعی شود از خودتان بیش از حد تعریف نکنید و تعریف منطقی از خودتان بنویسید همراه با نقاط ضعف و قوت.
- از آنجایی‌که توصیهنامهها معمولاً محرمانه نوشته میشوند سعی کنید از اساتیدی توصیهنامه بگیرید که اطمینان دارید دیدگاه خوبی نسبت به شما دارند و نکات قوت شما را برجسته می‌کنند. یک توصیه‌نامه‌ی قوی می‌تواند تأثیر بسزایی در اخذ پذیرش و کسب کمک هزینه‌ی تحصیلی (فاند) داشته باشد.
