اگر علاقه مند به تحصیلات تکمیلی هستید، در این مقطع تحصیلی میتوانید با استادی که دوست دارید با او همکاری کنید، ارتباط برقرار کنید. این نوع ایمیل مقدماتی، “بدون آمادگی قبلی” ، بخش مهمی از فرآیند ارسال درخواست به دانشگاه های تحصیلات تکمیلی می باشد، اما ایمیل زدن راه و چاه مخصوص خود را دارد. اگر می خواهید خود را به عنوان یک متقاضی جدی و متمایز از دیگر متقاضیان نشان دهید باید تاثیر خوبی بر استاد بگذارید. در این مقاله به چند نکته کلیدی می پردازیم که حتما باید هنگام ایمیل زدن به استاد مورد نظر به خاطر داشته باشید تا شانس دریافت پاسخ افزایش یابد.

ایمیلی که به استاد ارسال میکنید باید صریح باشد. ایمیل زدن به استاد با ایمیل زدن به دوست یا اعضای خانواده متفاوت است. آداب و رسوم ارسال یک ایمیل حرفه ای اغلب آموزش داده نمیشود که این موضوع منجر به استرس زا شدن هر چه بیشتر ارسال اولین ایمیل می شود. این نکات کلیدی به شما در نوشتن یک ایمیل مناسب که منتهی به گرفتن جواب از طرف استاد می شود، کمک می کند.

1-  احوالپرسی ابتدای نامه

ایمیل خود را با “Dear “ یا “Hello ” آغاز کنید. این یک اصل اولیه در ارسال ایمیل است و باید در ایمیلهای حرفه ای رعایت شود

2 – عنوان و نام

احوالپرسی ابتدای ایمیل باید به دنبال عنوان و نام استاد باشد که ممکن است به نظر شما بیش از حد رسمی بیاید، اما روش مهمی برای احترام گذاشتن به استاد، جایگاه و تدریس او می باشد. حذف عنوان یا استفاده نادرست از آن می تواند به طور ناخواسته موجب توهین به استادتان شود. بهتر است اکثر اساتید را با عنوان دانشگاهی “Professor ” یا “Doctor “ به دنبال نام خانوادگیشان خطاب کنید. قبل از زدن دکمه ارسال حتما املای صحیح نام آن ها را مجددا بررسی کنید.

3- ایجاد متن نوشته (زمینه سازی)

از آنجایی که برخی از اساتید صدها دانشجو دارند، ممکن است برای تشخیص شما و پاسخ به سوالاتتان نیازمند یک متن و زمینه سازی باشند. این مسئله به ویژه زمانی صدق می کند که شما برای اولین بار به استاد ایمیل میزنید. آسان ترین راه برای کمک به اساتید برای شناخت شما این است که به آن ها بگویید در کدام یک از کلاس های آن ها شرکت کرده اید و کدام روز از کلاس (اگر کلاس چند جلسه ای باشد). اگر کاملاً اطمینان دارید که استادتان نام شما را می داند، می توانید این بخش از ایمیل را حذف کنید.

4-مختصر بنوسید

اساتید ایمیل های بسیار زیادی دریافت می کنند بنابراین مطمئن شوید که درخواستتان ساده و سر راست است. سوالتان را واضح بپرسید تا استادتان مجبور نباشد ایمیل را چندین بار بخواند تا متوجه درخواستتان شود. همچنین می توانید با لیست کردن مراحلی که تا به حال طی کرده اید تا پاسخ سوالاتتان را بیابید، تعداد ایمیل های خود را کاهش دهید. این کار می تواند شامل چک کردن سر فصل دروس (که امری ضروری قبل از ارسال ایمیل به هر استادی است)، پرسش از همکلاسی ها، و صحبت با یک دستیار استاد باشد

5- ارتباط ایجاد کنید

اگر نسبتی (از نظر شغلی) با استاد دارید حتما آن را ذکر کنید. آیا توسط یکی از دانشجویان قبلی یا کنونی با او آشنا شده اید؟ آیا سخنرانی استاد را در کنفرانس یا یک سخنرانی خصوصی شنیده اید

6- درخواستتان را واضح بیان کنید (CTA: Call To Action)

آیا تا به حال برایتان پیش آمده که تا آخر یک ایمیل را بخوانید و اصلا متوجه نشوید که فرستنده چه می خواهد؟ هرگز چنین ایمیلی به یک استاد ارسال نکنید. درخواست خود را کاملا روشن بیان کنید. سوالات خود را مستقیم بیان کنید، ” آیا برای ترم پاییز دانشجوی جدید پی اچ دی (PhD)، می خواهید؟
“ ? Will you be taking on new PhD students in the fall”
پاسخ به سوالاتی از این قبیل بسیار آسان تر است و در نتیجه امکان دریافت پاسخ از طرف استاد نیز افزایش می یابد.

7- خود را معرفی کنید

هنگامی که درخواست همکاری کردید، در یک یا دو جمله به طور مختصر خود را معرفی کنید. علاوه بر معرفی محل قبلی تحصیل، علایق پژوهشی، علت علاقه به همکاری با این استاد و اینکه چگونه می توانید برای او مفید باشید را نیز ذکر کنید. همچنین باید سی وی (CV) خود را ضمیمه ایمیل کنید

8- موضوع ایمیل را واضح بنویسید

هدف موضوع  (Subject) ایمیل این است که محتوای ایمیل خود را به گیرنده بگویید. به منظور هر چه بهتر نشان دادن درخواست می توان در بخش موضوع ایمیل چیزی مثل “ Inquiry from a prospective grad student” یا  “Potentialapplicant interested in your lab ” نوشت.

9-     از اساتید برای اختصاص دادن زمانشان به شما تشکر کنید

به پایان رساندن ایمیل با تشکر از استاد به خاطر اختصاص زمان به شما، راهی مودبانه برای نشان دادن احترام به او می باشد. در ادامه این بخش یک قسمت پایانی حرفه ای بیاورید .

10- پیگیری کنید  (Follow up Email)

اگر تا یک هفته ایمیلی از استاد دریافت نکردید، اشکالی ندارد که یک ایمیل follow up محترمانه بزنید و درخواست پاسخ کنید. اگر همچنان پاسخی
نگرفتید، بهتر است بیخیال شوید و به دنبال استاد دیگری بگردید
.

 نمونه ایمیل ارسالی برای دوره دکتری

نمونه ایمیل ارسالی برای دوره کارشناسی ارشد

تفاوت رزومه و CV

انگیزه نامه (SOP) چیست؟

دیدگاه‌ها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *